Le suivi des équipes de recherche consiste à suivre plus de 15 équipes de recherche recrutées au long de leur projet afin de comprendre leur gestion active des données de recherche. Ces équipes ont été choisies avec l’aide des services des universités selon six critères : 

1. leur affiliation : les équipes sont recrutées prioritairement au sein des organisations ou institutions partenaires du projet (Université du Québec à Montréal, Université du Québec à Chicoutimi, Université de Sherbrooke, Centre interuniversitaire de recherche sur la science et la technologie).
2. le type de chercheur·euse principal·e : étudiant·e, chercheur·euse émergent·e, chercheur·euse établi·e.
3. leur genre.
4. le type de données utilisées : avec un certificat en éthique de la recherche, avec des partenaires autochtones, données massives, données avec des restrictions de propriété intellectuelle.
5. la publication visée des données : données intégralement publiées dans le domaine public et accessibles au grand public, données publiques en préservant l’anonymat, données partagées avec les partenaires existants mais sans intérêt à élargir l’accès à un plus grand public, données partagées avec la communauté de recherche.
6. et les moyens financiers dont disposent les équipes.

Après avoir été sélectionnées et nous avoir fait part de leur intérêt pour le projet, des rencontres sont organisées (en moyenne, bihebdomadaires) entre les équipes de recherche, des personnes du personnel des universités auxquelles les équipes sont rattachées, ainsi qu’un employé du BIN-PHuN. Ces rencontres prennent la forme d’un suivi personnalisé afin de répondre au mieux aux besoins des chercheur·euses et sont structurées autour des blocs de questions proposées par l’assistant Portage, un outil permettant de rédiger un plan de gestion des données de recherche (PGD).

Les rencontres sont des moments d’échanges entre les différentes personnes présentes. Elles permettent, d’une part, aux chercheur·euses d’être aidé·es lors de la rédaction du PGD et, d’autre part, à l’ensemble des participant·es de formuler des réflexions sur les pratiques de gestion des données de recherche. Ces rencontres s’articulent autour des sept blocs proposés par  Portage : 1) la collecte des données, 2) la documentation et les métadonnées, 3) le stockage et la sauvegarde, 4) la préservation des données, 5) le partage et la réutilisation des données, 6) les responsabilités et ressources, 7) la conformité éthique et juridique.

Par ailleurs, les équipes ont eu accès, si elles le souhaitaient, à des machines virtuelles développées par les professionnel·les de Calcul Québec. Ces machines virtuelles ont été conçues de manière à pouvoir être adaptées à un éventail de besoins en gestion des données de recherche, tout en respectant, lorsque possible, les principes FAIR et en garantissant l’autonomie des personnes utilisatrices, l’indépendance et la souveraineté des propriétaires des données sur ces dernières.